Buka software Open office Writer dan aktifkan toolbar Data Source pada menu View -> klik Data Source. Maka kolom database akan terbuka.
Buatlah rincian surat atau apapun yang akan ditulis di halaman atau file Open office dan beri space untuk nanti kita menaruh field-field dari database yang akan dibuat, contohnya seperti gambar dibawah ini.
Setelah itu pilih File -> new -> database. Maka akan muncul popup, klik next, klik finish. Setelah itu anda diminta untuk menyimpan file database yang akan dibuat. Beri nama database tersebut, lalu klik save. Jika berhasil, maka anda akan dibawa ke halaman open office database seperti gambar dibawah ini.
Klik Create table in design view… lalu akan muncul popup dan disitu anda akan diminta mengisikan fields ata kolom-kolom apa saja yang dibutuhkan. Dalam contoh ini tentu saja yaitu: Nama, NPM, Kelas, dan Jurusan. Isilah field dengan ketentuan sebagai berikut :
Setiap field kita definisikan type data dan panjang sesuai dengan kebutuhan dan sebagaimana mestinya. Lalu apa itu Primary Key? Primary Key adalah definisi untuk kolom yang kita anggap unik. Extra ini bisa dibilang merupakan keharusan yang harus ada di setiap kita membuat table. Hal ini sangatlah penting untuk kita nanti merelasikan data-data dengan table yang lain, atau bisa dibilang juga ini merupakan Unique Column setiap record/datanya. Lalu mengapa kolom NPM? Karena NPM merupakan nomor unik yang setiap mahasiswa pasti berbeda NPM-nya.
Bisa dilihat di gambar ini. Setelah itu klik icon save dan isilah nama table sesuai keinginan.
Kembali ke Database Wizard dan double click table yang sudah dibuat tadi, kemudian akan muncul popup lembali dan isilah data-datanya sesuai dengan kebutuhan. Lihat contoh dibawah ini.
Tutuplah jendela tersebut dan klik icon save di popup Database Wizard, lalu close. Ketika kembali ke jendela mengetik utama, anda akan melihat di sisi kiri nama database yang sudah dibuat tadi berikut table-nya. Sekarang yang harus dilakukan agar kita bisa mengambil datanya adalah cukup dengan drag-drop kolom-kolom dan tempatkan di tempatyang kita inginkan. Perhatikan gambar berikut.
Jika sudah klik tools -> mail merge wizard -> next -> next -> next -> next -> next -> next -> save starting document -> finish. Jika berhasil, maka seharusnya lembar kerja anda akan seperti gambar dibawah ini, dan untuk melihat data berikutnya, cukup klik tombol arrow yang berada di sebelah kanan bawah.